Des réunions plus efficaces avec la méthode B & C

Dans un article publié en juin 2016 (« Réunionite : pour ne plus perdre son temps… »), nous faisions le constat que les managers passent cinq semaines par an en réunion. Un cadre sur quatre assiste au minimum à cinq réunions par semaine (baromètre annuel de Wisembly en partenariat avec l’IFOP). Ce qui nous parait plus « dramatique », c’est que la moitié de ses réunions sont jugées inefficaces…

On peut donc estimer que les entreprises, en particulier les grands groupes, perdent une moyenne de 10 jours de travail par an et par cadre. Imaginez les pertes colossales que cela représente tant en valeur, qu’en matière grise… A cela s’ajoute une augmentation du stress face à la réalisation d’objectifs qui eux n’attendent pas.

 

Lorsque nous échangeons avec nos clients, voici ce que, généralement, ils expriment à propos de leurs réunions.

Elles sont trop longues…

Toutes les études convergent dans le même sens (cf les travaux sur les cycles « circadiens » et « ultradiens ») : le maximum d’attention sur un sujet donné est atteint au bout d’un quart d’heure. Ce plateau tiendra environ 30 minutes si rien n’est fait pour stimuler. Or la durée moyenne d’une réunion est aujourd’hui en France de 1h20… Pour 40% des collaborateurs, la durée moyenne va au-delà d’1h30…

Elles sont inefficaces…

35% des cadres trouvent que la moitié des réunions auxquelles ils assistent sont inefficaces… 22% d’entre eux considèrent que moins d’une réunion sur quatre à laquelle ils participent est vraiment efficace ! Les facteurs d’inefficacité sont nombreux : liste des participants non pertinente, ordre du jour non déterminé ou trop vague…

Elles ne sont pas cadrées

20% des participants à une réunion estiment que ce sont toujours les mêmes qui monopolisent la parole… 16% ne se sentent pas libres de dire ce qu’ils pensent… 17% s’autocensurent. Les règles de prise de parole sont absentes, les rôles ne sont pas répartis (animateur débordé, parfois même indéfini…). Elles se transforment alors souvent en lieux de règlement de compte.

 

 

C’est en partant de ce constat que nous avons créé il y-a trois ans la méthode B&C (marque déposée). C’est un processus d’échanges normé qui permet à un groupe de 5 à 9 personnes de choisir un problème, de le clarifier et d’y apporter des solutions… Une réunion sans parole et en accéléré en quelque sorte… le respect en plus et le stress en moins.

 

 

 

 B&C répond à quatre exigences fondamentales.

Ecouter sans interrompre

56% des participants à une réunion considèrent avoir des difficultés pour prendre la parole. Une grande partie des problèmes d’une réunion classique sont liés à une parole mal maitrisée. Nous avons donc pris le parti de réduire au minimum l’expression verbale, voire de la supprimer… Dans une réunion B&C, les échanges se font sous la forme d’une expression écrite brève et rapide. Les personnes gênées par la prise de parole en public peuvent donc s’exprimer. Au contraire, ceux qui monopolisent habituellement la parole sont canalisés.

Responsabiliser les participants

Le cadre B&C est stricte afin de garantir une qualité d’échange et de réflexion maximum. Il est basé sur un respect inébranlable de la parole, des idées et des points de vue de l’autre…  Chaque participant signe une charte. Il s’engage à un respect des horaires, à une participation active, à une confidentialité totale et à ne pas juger l’opinion des autres.

S’engager sur 60 minutes

L’animateur est lui aussi tenu par quelques règles (confidentialité, prise en charge du groupe…). Mais le point essentiel de son contrat vis-à-vis du groupe est de garantir le respect du temps, c’est-à-dire une heure. En effet, plus les réunions sont courtes, plus elles sont jugées efficaces. Et 60 minutes représente le temps maximum de concentration efficace d’un groupe, à condition qu’il soit stimulé.

Canaliser l’énergie

La structure B&C est pensée pour se focaliser sur un problème à la fois, sans dispersion, sans conflits… sans stress. La garantie du processus c’est de permettre au groupe de se focaliser sur le problème et de repartir avec une solution.

 

 

B&C fait partie aujourd’hui des solutions innovantes pour redonner du sens et de l’efficacité à vos réunions. Pour vous en convaincre nous sommes prêts à organiser dans votre entreprise un premier B&C sans frais… Contactez-nous (06 84 95 87 34 ou 06 13 50 79 69).

PS: ce post est le résultat d’un travail collectif entre Jean-Christophe Thibaud et François Debly…

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